Si contratas personal de manera formal, una de tus principales obligaciones legales es afiliarlos al sistema de Seguridad Social. Este proceso no solo protege a tus trabajadores, sino que también evita que enfrentes consecuencias legales y económicas. En esta guía aprenderás de manera clara y práctica cómo realizar este proceso.
¿En qué consiste el sistema de Seguridad Social colombiano?
La Seguridad Social Integral en el país se divide en tres subsistemas esenciales:
El primer componente es la afiliación en salud, que garantiza el acceso a servicios médicos a través de afiliar empleado a fondo de pensiones las Entidades Promotoras de Salud, conocidas como EPS. El segundo pilar es el sistema pensional, que garantiza una renta futura al trabajador o a sus beneficiarios. Finalmente, están los riesgos laborales, que protege al empleado ante accidentes o enfermedades derivadas de su actividad.
También debes conocer los aportes parafiscales, que incluyen el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar. Aunque técnicamente no hacen parte de la Seguridad Social, están relacionados con ella y también son obligatorios para la mayoría de empleadores.
¿Qué trabajadores deben ser afiliados?
Todo trabajador vinculado mediante contrato de trabajo debe ser afiliado al sistema de Seguridad Social. Esta obligación no cambia según el tipo de vinculación: sea a término fijo, indefinido, por obra o labor.
Para los contratistas y trabajadores por cuenta propia, son ellos mismos quienes deben garantizar su afiliación, aunque quien los contrata debe verificar el cumplimiento de esta obligación antes de pagarles.
¿Cómo se hace la afiliación paso a paso?
Afiliar a un empleado es más sencillo de lo que muchos empleadores creen. Estos son los pasos que debes seguir:
Paso 1: Elige las entidades a las que vas a afiliar al trabajador
Como primer paso, es necesario determinar la EPS, el fondo pensional y la ARL que corresponden. En el caso de la EPS y el fondo de pensiones, el trabajador tiene el derecho de elegir libremente entre las entidades autorizadas. En cuanto a la ARL, es el empleador quien decide.
Paso 2: Verifica si el trabajador ya está afiliado
Antes de iniciar una nueva afiliación, debes saber si el trabajador ya pertenece a alguna entidad. Si ya tiene EPS, puede continuar en la misma o solicitar traslado. Lo mismo aplica para el fondo de pensiones. Confirmar este dato previo evita trámites innecesarios.
Paso 3: Diligencia los formularios de afiliación
Debes completar un formulario por cada entidad. Hoy en día, casi todas las entidades permiten hacer la afiliación de manera virtual. Los documentos que generalmente se requieren son: copia del documento de identidad del trabajador, formulario de afiliación diligenciado y, en algunos casos, el contrato de trabajo.
No olvides el pago del primer mes
La vinculación efectiva se da con el pago inicial de las contribuciones. Todos los aportes se pagan de manera centralizada a través de la PILA. La PILA puede procesarse a través de operadores autorizados o por medio de la plataforma Mi Planilla.
¿Cuánto se debe pagar?
El valor de las contribuciones depende del salario del empleado. A continuación los porcentajes vigentes:
En salud, se cotiza el 12,5% del ingreso base: el empleador paga el 8,5% y el empleado el 4%.
En pensión, la cotización es del 16%: 12% corresponde al empleador y 4% al trabajador.
Para riesgos laborales, el porcentaje varía entre el 0,348% y el 8,7% según el nivel de riesgo de la actividad económica y lo asume completamente el empleador.
Errores frecuentes en el proceso de afiliación
Muchos empleadores cometen el error de postergar este trámite. La ley establece que la afiliación debe hacerse desde el primer día de trabajo. No cumplir con los tiempos puede significar multas y la responsabilidad directa del empleador ante cualquier eventualidad.
Muchos empleadores olvidan informar al trabajador que puede escoger libremente su EPS y su fondo pensional. El empleador debe brindar esta información antes de iniciar el proceso.
Recursos que te ayudan a gestionar la afiliación
Las herramientas digitales de hoy hacen mucho más fácil este trámite. Portales como Mi Planilla y los de cada entidad permiten hacer casi todo el proceso de manera virtual. Los programas de nómina son una excelente alternativa para automatizar los aportes mensuales.
¿Qué pasa si no cumples con esta obligación?
Incumplir con la afiliación puede traerte serios problemas. Las entidades de vigilancia pueden sancionar al empleador con multas de hasta 500 SMMLV. A eso se suma que cualquier accidente de trabajo sin cobertura genera una responsabilidad directa del empleador por los costos médicos y las indemnizaciones.
Dudas comunes sobre este proceso
¿Puedo afiliar a un empleado que ya está afiliado como independiente? Sí, al vincularlo como empleado dependiente se modifica su tipo de afiliación y el empleador asume la parte que le corresponde.
¿Qué pasa si el trabajador no quiere afiliarse a ninguna entidad? La Seguridad Social es un derecho fundamental, por lo que ni el trabajador puede renunciar a ella ni el empleador puede omitirla.
Conclusión
Cumplir con este proceso no es solo un requisito legal, es una expresión del compromiso del empleador con sus trabajadores. Dominar este procedimiento te da la tranquilidad de operar dentro de la ley y de proteger a tu equipo. Si tienes dudas puntuales, siempre puedes consultar directamente con las entidades del sistema o acudir a un asesor en derecho laboral.